Bienvenidos a este Taller de inicio de Facturación Electrónica, diseñado especialmente para los usuarios del convenio Cadena - Megactivo.
Este taller virtual, está diseñado para que usted de una forma rápida, sencilla, paso a paso y desde cualquier lugar del mundo, pueda aprender como realizar todos los procesos pertinentes relacionados al proceso inicial de facturación electrónica en la plataforma Megactivo.
Para un buen aprendizaje y que usted tenga un desempeño óptimo en el proceso de capacitación en la implementación de la factura electrónica, es muy importante que tenga presentes las siguiente recomendaciones:
Ahora si teniendo en cuenta estas recomendaciones Estamos listos para comenzar con el proceso.
En esta primera parte, tendrás acceso a:
- Una pequeña introducción al proceso de facturación electrónica con validación previa.
- Conocerá el objetivo trazado para el curso que acabas de iniciar.
- Aprenderás el listado de los pasos que debes realizar para poder comenzar las pruebas de facturación electrónica.
En esta segunda parte, aprenderás:
- Como ingresar a la página de la Dian.
- Ingresar al portal de la Dian destinado a la Facturación electrónica, haciendo uso del token de acceso enviado por la Dian a su correo electrónico.
- Registrar la empresa para comenzar con el proceso de las pruebas de Facturación electrónica.
- Asociar la empresa al proveedor tecnológico que va a utilizar para la facturación electrónica.
- Obtener la información necesaria para comenzar las pruebas de Facturación electrónica: TesSetId, Clave técnica, rangos de numeración y prefijo.
En esta lección, aprenderás:
- Como ingresar al portal que ha establecido Megactivo, para realizar las pruebas de Fe.
- Los datos de ingreso al portal.
En esta lección, aprenderás:
- Los pasos que deberás realizar para configurar la empresa.
- Cómo ingresar a los menús de configuración de Megactivo.
- Configurar los datos generales de la empresa.
En esta lección, aprenderás:
- La configuración general de la pestaña FE (Facturación electronica), en la cual van a estar los datos que entregó la Dian, en el proceso de habilitación para realizar las pruebas.
- La configuración adicional de Datos adicionales.
En esta lección, aprenderás:
- La configuración del logotipo o imágen que identifica la empresa.
- La configuración del logotipo o imágen que aparece impreso en los reportes.
- La configuración del logotipo o imágen que aparece en la representación gráfica de los documentos.
En esta lección, observaremos:
- Una introducción general a las tablas básicas que deben ser configuradas para realizar las pruebas de Facturación electrónica.
- Una vista general del concepto, vendedor y centro de costos, que ya trae creados la empresa, en la cual realizaremos todo el proceso de las pruebas de facturación electrónica
En esta lección, aprenderemos:
- La Creación de los clientes a los cuales se les va a facturar.
- La creación de los nits o tabla de terceros donde se almacena información importante y obligatoria de los clientes.
En esta lección, aprenderemos:
- La Creación de los productos y/o servicios que vamos a facturar a nuestros clientes.
En esta lección, aprenderemos:
- Cómo realizar la configuración tributaria de la empresa.
- Cómo realizar la configuración de la facturación y prefijos.
En esta lección, aprenderemos:
- La información general de las pruebas que se deben realizar.
- Sobre los documentos que se deben probar desde la plataforma de Megactivo.
- La afectación de los documentos en la plataforma Megactivo, al realizar los documentos electrónicos.
- Casos en los cuales se deben usar los documentos ya sean Devoluciones, notas crédito o notas débito.
En esta lección, aprenderemos:
- Proceso de elaboración de las facturas de prueba.
- Explicación paso a paso del registro de una factura de venta.
- Validaciones automáticas de la información del cliente o de la empresa al momento de cargar un cliente.
- Consulta de los documentos electrónicos en detalle cada una de las opciones que trae.
- Cómo solicitar ayuda en línea desde el programa, para asistir a alguno de los talleres de apoyo.
- Consulta de la respuesta de la Dian sobre el documento.
- Consulta del acuse de recibo de parte del cliente sobre el documento.
- Información que le llega al cliente y cómo debe realizar el acuse de recibo del documento electrónico.
En esta lección, aprenderemos:
- Utilizar las devoluciones o notas crédito, dependiendo del proceso a realizar.
- Elaborar las notas crédito por devoluciones paso a paso.
- Consulta de documento generado electrónicamente.
- Proceso de una anulación o devolución total de una factura electrónica.
- Proceso de una devolución parcial de los productos o no aceptación de partes del servicio.
- Elaborar las notas crédito paso a paso.
- Consulta de devoluciones o notas crédito electrónicos en el programa y su resultado.
En esta lección, aprenderemos:
- Elaborar paso a paso las notas débito.
- Consulta del documento electrónico.
En esta lección, aprenderemos:
- Resumen del ciclo de la factura electrónica..
- Estadística de los documentos electrónicos en el portal de la Dian.
- Consulta detallada de los documentos electrónicos en el portal de la Dian.
- Mensaje al finalizar las pruebas exitosas en la plataforma de la Dian.
Luego de finalizar las pruebas exitosas de facturación electrónica en la Dian, se continúa con el siguiente proceso:
1. Al momento de ingresar a portal de la Dian, le aparecerá un mensaje para registrar la fecha de inicio salida a producción (Ver imagen adjunta), a este mensaje debe responderle con la fecha en al cual usted va a salir en vivo a facturar electrónicamente en la empresa Real, tenga muy presente que el sistema de la Dian, por defecto en fecha de salida a producción, le coloca la fecha actual, por lo tanto si usted no desea comprometerse aún con una fecha, puede cerrar la ventana con la X que se encuentra en la esquina superior derecha de la ventana.
2. El proceso siguiente es solicitar a la Dian la autorización de los rangos de facturación electrónica y adicional solicitar el rango de facturación de contingencia, esto se hace de la misma forma y en la misma página de la Dian, en la cual se ha hecho el proceso de solicitar rangos de numeración por computador o pos, etc.. En el link adjunto, encontrará el manual de la Dian para hacer dicha solicitud. Debe tener también en cuenta, que no hay que hacer solicitud formal para la actualización del rut a la responsabilidad 52, este proceso se realiza una vez son superadas las pruebas de forma exitosa.
3. Una vez que han sido aprobados estos rangos de facturación, se debe asociar el rango autorizado para facturación electrónica, al proveedor respectivo, para esto se ingresa al portal de la Dian www.dian.gov.co, se ubica la sección "factura electrónica" y se ingresar por el botón "facturando electrónicamente" (ver imagen).
4. Una vez que el sistema le carga la ventana, debe seleccionar la opción respectiva "Empresa" o "Persona" según sea su caso y llenar los datos respectivos, por ejemplo en el caso de empresa, debe seleccionar el tipo de documento del representante legal, digitar el número del documento y el nit de la empresa.
5. Al correo electrónico del representante legal o de la persona registrada en la Dian, le va a llegar un correo, el cual contiene un link para realizar el ingreso a la plataforma, para realizar el ingreso, presiona clic en el enlace Acceder. Debe tener en cuenta que este enlace solo estará disponible por 60 minutos, luego de transcurrido este tiempo, debe volver a registrar los datos en el portal de la Dian, para que le sea enviado un nuevo correo con otro enlace para el acceso.
6. En la plataforma a la cual lo lleva el acceso enviado, debe seleccionar por el menú lateral izquierdo la opción "Participantes" y dentro de esta "Asociar prefijos".
7. En esta ventana, debe seleccionar en la opción "Proveedor – Software" a "CADENA S.A." y en prefijo, le aparecerá un listado con los prefijos y numeraciones, previamente autorizados por la Dian, deberá seleccionar el que va a utilizar para su facturación electrónica y luego presionar clic en el botón agregar.
8. Luego de haber agregado la información, en la parte inferior le van a aparecer los datos del proveedor seleccionado y el rango asociado a este.
9. Para finalizar el proceso, debe dirigirse a la plataforma Megactivo, a la empresa real, ya no a la de pruebas e ingresar por "Administración y Configuración" - "Configuración administrativa" - "Configuración Empresa" y en la pestaña "FE", seleccionar en ambiente la opción de "Producción" y grabar.
10. Luego del paso anterior, le aparece el botón "Leer rangos de numeración", ahora debe presionar clic sobre ese botón, el cual se encargará de conectarse al webservice de la Dian, leer la resolución que tenga asociada al software y configurarla de forma automática en el programa. Al realizar correctamente el proceso, aparece la nota "Se actualizaron los datos de la resolución exitosamente".
En caso de que al presionar clic en el botón "Leer rangos de numeración", el sistema le devuelva el mensaje "Error leyendo los rangos de numeración", es debido a que no ha realizado el proceso de asociar los rangos de numeración al software, por lo tanto deberá revisar haber realizado los pasos 4, 5, 6 y 7.
11. Luego del paso anterior exitoso, lo único que resta, es terminar de revisar la configuración general del programa, para comenzar a facturar electrónicamente. Recuerde que es de vital importancia la información de sus clientes, entre ella el email para facturación electrónica, para que tenga la precaución de validarlo antes de comenzar el proceso de facturarle electrónicamente a sus clientes.